Entradas por canales distintos
Formularios de la web, campañas, teléfono y WhatsApp llegan a sitios diferentes y no siempre a la persona que debe atenderlos.
Academias y centros de formación
Interesados sin seguimiento: dónde se pierden los alumnos antes de matricularse
En una academia con asesores o equipo de admisiones, los interesados se pierden sobre todo en los traspasos: del formulario o la campaña al asesor, de una llamada a la siguiente y de la decisión de matricularse al cobro. Si cada paso vive en una herramienta distinta y nadie tiene asignado cada interesado con una próxima acción y una fecha, el seguimiento depende de la memoria de cada persona.
No hace falta más presión comercial, sino que cada interesado tenga siempre un responsable, un estado y un siguiente paso visibles para todo el equipo.
Por qué pasa
Por qué se escapan los interesados
Sin próxima acción con fecha
Un interesado que dijo «llámame la semana que viene» queda en una nota o en la memoria del asesor, sin recordatorio.
Cada asesor con su método
Uno usa el CRM, otro una hoja de cálculo y otro su WhatsApp. Cuando alguien se ausenta, sus interesados se quedan sin seguimiento.
La venta no se conecta con el cobro
Se marca como matriculado a quien aún no ha pagado, o el pago fraccionado no se refleja en la ficha, y las cifras de ventas no cuadran.
Qué cambia
Qué cambia con un seguimiento ordenado
- Todas las entradas llegan al mismo sitio, con su origen registrado, y se asignan a un asesor de forma automática.
- Cada interesado tiene un estado y una próxima acción con fecha; lo que vence aparece en la lista de tareas del asesor.
- La matrícula solo cuenta como cerrada cuando el cobro está confirmado, también en pagos fraccionados.
- Dirección ve cuántos interesados entran por canal, cuántos se matriculan y dónde se quedan, sin pedir informes a mano.
Por dónde empezar
Lo que puedes revisar hoy mismo
- 01Cuenta cuántos interesados entraron el mes pasado y cuántos tienen hoy una próxima acción con fecha. La diferencia es tu fuga.
- 02Comprueba si todos los canales (web, campañas, teléfono, WhatsApp) llegan al mismo sitio o hay alguno que se gestiona aparte.
- 03Define tres o cuatro estados comunes para todo el equipo, por ejemplo: nuevo, contactado, propuesta enviada y matriculado y cobrado.
- 04Pide a cada asesor que revise sus interesados sin actividad en los últimos 14 días.
- 05Calcula cuántas horas a la semana se dedican a pasar datos de un sitio a otro con la calculadora de coste operativo.
Preguntas frecuentes
¿Quieres saber cuánto os está costando?
En una llamada de 30 minutos, sin coste, vemos cómo lo hacéis hoy y si merece la pena un diagnóstico.