Inscripciones en varias hojas de cálculo
Cada convocatoria o cada curso tiene su propio Excel, con columnas distintas y versiones que circulan por email.
Formación para el empleo
Justificación de convocatorias: deja de reconstruir los datos a mano
La justificación de una convocatoria se atasca cuando los datos que pide el organismo (quién se inscribió, en qué situación laboral, a qué asistió, qué documentación aportó y qué costó cada acción) no se registraron en un solo sitio en el momento en que ocurrieron. Entonces alguien tiene que reconstruirlos al final, buscando en hojas de cálculo, correos y la plataforma de cursos.
La solución no suele ser trabajar más horas al cierre, sino capturar cada dato una vez, en la inscripción y durante el curso, para que el expediente salga de lo que ya está registrado.
Por qué pasa
Dónde se pierde el tiempo de la justificación
Estados mezclados
En la misma lista se confunde el interés comercial del contacto con el estado de su inscripción en cada curso: preinscrito, admitido, en lista de espera, baja.
Datos exigidos que no se piden al inscribir
La situación laboral, el colectivo o la documentación acreditativa se reclaman al final, cuando el alumno ya no responde.
Asistencia y documentación en otros sistemas
La asistencia vive en la plataforma de cursos y la documentación en el correo, así que cruzarlas es manual y propenso a errores.
Qué cambia
Qué cambia cuando los datos viven en un solo sistema
- Cada alumno tiene un estado de inscripción por curso, separado de su estado comercial.
- Los datos que exige la convocatoria (situación laboral, colectivo, documentación) se piden y validan en la inscripción, no al cierre.
- La documentación se adjunta a la ficha del alumno, no a un hilo de correo.
- Los listados y el expediente se generan desde lo registrado, filtrando por convocatoria, curso o situación laboral.
Los requisitos concretos dependen de cada convocatoria y de cada organismo; revisa siempre sus bases. No somos entidad gestora ni hacemos la tramitación: construimos el sistema y los datos que la facilitan.
Para Grupo Futura Gestiona, un centro de formación para el empleo, construimos un CRM de interesados e inscripciones con un estado por curso y filtro por situación laboral, en producción desde marzo de 2026.
Ver el casoPor dónde empezar
Lo que puedes hacer esta semana, sin software nuevo
- 01Lista los datos que te pidió el organismo en la última justificación y marca cuáles tuviste que buscar a posteriori.
- 02Añade esos campos al formulario o a la ficha de inscripción, como obligatorios, para la próxima convocatoria.
- 03Separa en tu hoja o en tu CRM el estado comercial del contacto del estado de su inscripción en cada curso.
- 04Decide un único sitio para la documentación de cada alumno y deja de guardarla en el correo.
- 05Mide cuántas horas os lleva la próxima justificación: es el número con el que decidir si merece la pena automatizarla.
Preguntas frecuentes
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En una llamada de 30 minutos, sin coste, vemos cómo lo hacéis hoy y si merece la pena un diagnóstico.